FGStijl
zoekt een:

Office Manager/Secretaresse

FG stijl, hét toongevende bureau voor interieurstyling, design en concepten, is op zoek naar een ervaren fulltime Office Manager/Secretaresse, in Amsterdam woonachtig en Nederlands sprekend.

De werkzaamheden zijn als volgt:

• Algehele ondersteuning van directie- en MT-leden
• Verwerken van agenda- en emailbeheer
• Inplannen en organiseren van meetings, zowel intern als extern
• Algemene personeelszaken: zoals het organiseren van bijeenkomsten, personeelsfeesten, verzorgen van lunches, kopen van cadeaus voor verjaardagen van medewerkers
• Facilitaire zaken: zoals het kantoor representatief, netjes en schoon houden
• Up to date houden van de algehele voorraad, zowel kantoorartikelen als facilitaire zaken (koffie/thee etc).
• Facturatie en boekhouden; alle uitgaven en credit card bonnetjes elke maand verwerken en alle inkomende facturen verwerken en betalen
• Overige secretarieel ondersteunende taken: zoals agendabeheer van de Managing Director, hotels en reizen boeken, emailbeheer, telefoon beantwoorden en post verwerken.
• Deels verantwoordelijk voor HR & recruitment binnen de organisatie: zoals het plannen van interviews en begeleiden van sollicitanten.
• Uitvoeren van receptiediensten op bepaalde delen van de dag
• Contact onderhouden met klanten en andere belanghebbenden
• Correspondentie met verschillende partijen kunnen voeren
• Zakelijke gasten ontvangen namens medewerkers van het kantoor

Profiel
• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Ervaring als Office Manager / (directie) secretaresse (minimaal vijf jaar in een soortgelijke functie)
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse én de Engelse taal in woord en geschrift
• Nauwkeurig en procesmatig kunnen werken
• Zelfstandig prioriteiten kunnen stellen en initiatief kunnen nemen
• Positieve en flexibele instelling
• Planmatig sterk, servicegerichte insteek en uitstekende communicatieve vaardigheden
• Assertief en hands-on mentaliteit
• Professioneel en vriendelijk