CITYFÖRSTER
zoekt een:

Office Manager

CITYFÖRSTER is een internationaal bureau voor architectuur en stedenbouw. Het team wordt door 8 partners vanuit verschillende locaties in Europa geleid. Wij werken zowel aan strategische masterplanning als aan gebouwen voor wonen, werk en onderwijs. Wij doen dit voor zowel private opdrachtgevers als ook voor overheiden en multilaterale organisaties als de Wereldbank, KfW Development Bank, UN Habitat en anderen. Wij initieeren projecten en bouwen interdisciplinaire coalities om ruimtelijke vraagstukken te onderzoeken en oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken vanuit de ruimtelijke persepectief te agendeeren.

Ons bureau in Rotterdam is voornamelijk gericht op grensverleggende internationale projecten die architectuur en stedenbouw combineren m.b.t. woningbouw, toerisme en onderwijs. Met ons team van acht collega’s werken wij op dit moment vooral aan projecten in noordwest en zuidoost Europa.

Voor ons kantoor in Rotterdam zijn wij op zoek naar een enthousiaste Bureaumanager (Office Manager) die administratieve en financiële taken kan overnemen en de ontwerpteams organisatorisch kan ondersteunen .

Verantwoordelijkheden:
Een divers takenpakket waaronder:

  • Bureaumanagement: w.o. kantoorvoorraden bijhouden, nieuwe medewerkers inwerken, opzet, uitleg en het bewaken van een duidelijke documentenstructuur, het schrijven en updaten van memo’s (interne handleidingen) en het coördineren van boodschappen en huishoudelijke taken. Je bent het eerste aanspreekpunt voor relaties en staat hen ook telefonisch en per email te woord. Verder organiseer je het teamoverleg, waarvoor je de agenda, samenvattingen en actielijst op stelt.
  • Het ondersteunen van de directie: w.o. agendabeheer, zakenreizen boeken en het organiseren van interne en externe activiteiten zoals vergaderingen, workshops en (bel)afspraken. Ook zal je de directeur ondersteunen in (lichte) operationele HR-werkzaamheden, w.o. ondersteuning bij personeelsadministratie, het bijhouden van vakantieplanning en het beheer van personeelsdossiers.
  • Financiële administratie: w.o. het voorbereiden en verwerken van bonnen en facturen, algemene boekhouding (incl. de Btw-aangifte) en het in beeld brengen van de financiële status van projecten.
  • Business development, w.o. het opstellen van documenten voor inschrijfprocedures, het samenstellen van aanbestedingen, portfolio’s beheren en teksten en aanvragen schrijven

Functie-eisen:

  • Hoge betrokkenheid, flexibiliteit en verantwoordelijkheid
  • In staat om zelfstandig of in een team te werken
  • Probleemoplossende en proactieve manier van werken
  • Sterke communicatie: Het in staat zijn om administratieve taken accuraat uit te voeren en een prettige werkomgeving te creëren en te onderhouden.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlands en Engelse taal, zowel in spreken als in schrijven (Duits is een pré)
  • Ervaring met MS Office en interesse en affiniteit met nieuwe systemen en tools
  • Ervaring met tekst en illustratie, kennis van Adobe Creative Suite
  • Beleidsmatig, procedureel en financieel inzicht. Kennis van boekhouding is een pré
  • Kennis en werkervaring met betrekking tot architectuur en/of stedenbouw en minstens twee jaar ervaring binnen een soortgelijke functie.
  • Academisch werk- en denkniveau

Arbeidsvoorwaarden:

  • Vol- of mogelijk deeltijdbaan (24-40uur per week). Dagen en uren zijn in overleg. Hierbij is het wel belangrijk dat je maandag op kantoor aanwezig bent i.v.m. het teamoverleg
  • Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden met o.a. 30 vakantiedagen, vakantiegled, pensioensopbouw en een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring.
  • Prettige werksfeer in een jong en gedreven internationaal team, werklocatie in het centrum van Rotterdam met dakterras, warme lunch en regelmatige vrijdagmiddag borrel.

Ben je geïnteresseerd in deze functie, stuur dan uiterlijk maandag 20 augustus voor 15:00 een mail met je sollicitatie, voorzien van je CV en beschikbaarheid, naar application@cityfoerster.net met als titel “Sollicitatie Office Manager”

  • Woensdag 22 augustus zullen de eerste gesprekken plaats vinden
Meer info - more information