managementassistent

CITYFÖRSTER zoekt een:

CITYFÖRSTER is een internationaal bureau voor architectuur en stedenbouw. Bij ons bureau in Rotterdam werkt een jong, gedreven team van acht mensen vanuit verschillende achtergronden, aangevuld met mensen uit ons wereldwijde netwerk, elke dag opnieuw aan projecten die de stedelijke omgeving leefbaarder, mooier en groener maken. We dagen ons zelf uit om grenzen te verleggen, slimme oplossingen te vinden, en maatschappelijke vraagstukken vanuit ruimtelijk perspectief op de agenda te zetten.

Met ons team in Rotterdam werken we op dit moment vooral aan projecten in Noordwest- en Zuidoost-Europa.

CITYFÖRSTER Rotterdam zoekt:

een zelfstandige, proactieve managementassistent met gevoel voor ons vak

• Wat is je toegevoegde waarde?
– Je zorgt ervoor dat je de directeur zoveel mogelijk werk uit handen neemt. Je geniet van de hectiek die dat met zich meebrengt: nog snel even een belafspraak regelen met de KfW Development Bank, een reis boeken naar onze opdrachtgever in Albanië. Misschien slim te combineren met een bezoek aan een andere relatie? Even afstemmen! Ondertussen heb je de bestellingen van de keuken gedaan, ontvang je bezoek met een kopje koffie, behandel je de e-mail en is de vergaderzaal geregeld.
– Daarnaast plan je voldoende tijd in om de financiële- en personeelsadministratie te doen. Je houdt het verlof bij, je verwerkt mutaties, bonnen en facturen, je doet elk kwartaal de btw-aangifte en brengt de financiële status van projecten in beeld. Zo heeft de directeur altijd een goed overzicht.
– Vanuit jouw ervaring met ons vakgebied vind je het leuk om betrokken te zijn bij business development. Je stelt documenten op voor inschrijfprocedures, stelt aanbestedingen samen en je beheert portfolio’s. Je werkt in een hoog tempo en toch secuur. Het overkomt jou niet dat je een deadline voor een aanbesteding mist. Bij de kleinere projecten heb jij de rol van projectcoördinator. Laat dat maar aan jou over, je zorgt dat iedereen in binnen- en buitenland goed geïnformeerd is en met een gezonde dosis flair jaag je alle betrokkenen aan om zich aan gemaakte afspraken te houden. Het spreekt voor zich dat je de directeur goed geïnformeerd houdt. Zo weet hij ook wat er speelt.
– Voordat de directeur je iets hoeft te vragen, heb je het vaak al uit jezelf opgepakt: je weet tenslotte wat urgent is en je bent op en top een dienstverlener. Je bereidt zijn afspraken voor, bent het eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties. Is het pand niet goed schoon gemaakt? Dan bel je zelf even met de accountmanager om dit op te laten lossen.
– Je analyseert kritisch je eigen werk. Er valt altijd wat te leren en te verbeteren!

• Wij vragen?
Je wilt jouw ervaring, je dienstverlenende instelling en je enthousiasme voor minimaal 32 uur per week inzetten voor CITYFÖRSTER. Gezien de zwaarte van de functie, is het belangrijk dat je functioneert op HBO niveau. Daarnaast zijn minimaal twee jaar ervaring in ons vakgebied en een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal in woord en geschrift belangrijke voorwaarden om succesvol te zijn in deze functie.

• Wat mag je van ons verwachten?
Een boeiende baan waarin je alle ruimte krijgt om je talenten in te zetten binnen een internationaal bureau met een maatschappelijke verantwoordelijkheid.
Afhankelijk van jouw achtergrond en ervaring doen we je een aanbod dat recht doet aan het functieniveau en past bij jouw kennis en ervaring.

• Hoe kan je solliciteren?
CITYFÖRSTER heeft de begeleiding van de werving- en selectieprocedure uitbesteed aan altijdhr (http://www.altijdhr.nl). Je kan jouw motivatie en curriculum vitae sturen aan Marike Bokslag mail: marike@altijdhr.nl.
Als je eerst meer wilt weten over de functie? Dan vertelt Marike je er graag meer over, telefoon: 06-123 63 538. Als je meer wilt weten over CITYFÖRSTER dan kan je kijken op de website https://www.cityfoerster.net/cityfoerster.html.