office manager

Shift architecture urbanism zoekt een:

Shift is een dynamisch en ambitieus architectenbureau, bestaande uit een internationaal team van ca. 10 ontwerpers (senior architecten, junior architecten en stagiaires), geleid door drie partners. Het bureau heeft in de afgelopen tien jaar een divers portfolio opgebouwd van woningbouwprojecten en culturele gebouwen van verschillende schaalniveaus.

Functieomschrijving & werkzaamheden
Als office manager bij Shift verricht je facilitaire, administratieve en organisatorische werkzaamheden en ben je eerste aanspreekpunt van de directie. Je bent verantwoordelijk voor een aantal uiteenlopende werkzaamheden:

  • Algemene bureauorganisatie:
    o Pro-actief meedenken met het verbeteren van processen en het stroomlijnen van de organisatie van het kantoor
    o Eerste aanspreekpunt voor alle medewerkers t.a.v. de bedrijfsvoering
    o Agenda en afspraken inplannen, verlof en vakantiedagen bijhouden
    o Accuraat en snel afhandelen van telefoon- en mailverkeer en de post;
    o Gastvrije ontvangst van ons bezoek;
    o Het (mede) organiseren van borrels en excursies
    o Organiseren van de dagelijkse teamlunch;
    o Voorraadbeheer; o.a. kantoorartikelen, toners/cartridges, schoonmaakartikelen etc.
    o Facilitaire zaken; o.a. schoonmaak, afvalverwerking, contact pandbeheer, uitgifte en beheer elektronische apparaten, communicatie met ICT-specialist, beheer auto km
  • Administratieve werkzaamheden
    o Ondersteuning bij administratieve taken (BTW administratie, communicatie boekhouders, verzekeringen, juridische zaken etc.);
    o Ondersteuning financiële strategie, prognoses, planning en monitoring
    o Personeelsadministratie (beheer sollicitaties, nieuwe medewerkers instrueren, contractbeheer en verslagen, personeelsmutaties en loonadministratie, verlof en vakantieoverzicht, declaraties personeel, beheer urenregistratie, CAO verzekeringen en ARBOwet)
  • Projecten en tenders
    o Tendermanagement: verzorgen administratieve kant bij inschrijvingen aanbestedingen
    o Beheer en organisatie van acquisitie netwerk
    o Contracten doornemen

Profiel

  • Minimaal HBO opgeleid;
  • Minimaal vier jaar ervaring in een gelijkwaardige functie, bij voorkeur bij een architecten- / ontwerpbureau;
  • Proactief, praktisch en hands-on; accuraat en zelfstandig; representatief;
  • Engagement en commitment in het bureau op lange termijn;
  • Goede communicatieve vaardigheden zowel in spraak als geschrift (Engels en Nederlands);
  • 24-40 uur per week beschikbaar; (werkdagen en -tijden in nader overleg te bepalen)
  • Affiniteit met de architectuur en designwereld en het werk van Shift architecture urbanism in het bijzonder;
  • Vlotte beheersing computerprogramma’s (Microsoft Office, Adobe Indesign, planning software)
  • Bij voorkeur woonachtig in (de omgeving van) Rotterdam.

Wat bieden wij?

  • Een dynamische en afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor ambities
  • Een fijne werkplek binnen een gedreven internationaal team van 10 – 12 jonge ontwerpers met een sterke sociale cohesie
  • Een inspirerende werkomgeving aan de Nieuwe Binnenweg in Rotterdam
  • Salariëring conform CAO.

Geïnteresseerd? Stuur je sollicitatie voor 1 juli naar info@shift-au.com met onderwerp: ‘office manager’