OFFICE MANAGER / MANAGEMENT ASSISTENT

Allard Architecture zoekt een:

Over de functie
Allard Architecture is een architectenbureau gevestigd in de historische binnenstad van Amsterdam, dat nu 17 jaar bestaat. Veel van onze projecten bevinden zich in het centrum en zijn rijks monumentaal van aard. De rol als office manager en management assistent is een brede functie. Je werkt direct samen met de directeur en ondersteunt hem met verschillende complexe vraagstukken. Daarnaast ben je het centrale aanspreekpunt voor zowel je collega’s, maar ook onderhoud jij externe contacten met bouwpartners en opdrachtgevers. Zaken zoals het ontvangen van klanten, HR, IT en facilitaire zaken behoren ook tot jouw functie. Een ideale combinatie van kantoorwerk en de handen uit de mouwen steken, waarbij je verantwoordelijk bent voor je eigen planning.

Wie zoeken wij?
De office manager/management assistent die wij zoeken heeft minimaal een HBO opleiding en ervaring in een administratieve functie. Je hebt affiniteit met creatieve bedrijven en snap de mentaliteit die nodig is. Je vindt het leuk om mee te denken en houdt van aanpakken. Je bent een belangrijke verbindende functie in het hart van de organisatie en pakt zaken zelfstandig, gestructureerd en pro-actief op.
Je heb een ondernemersmentaliteit en je wilt bijdrage aan de professionalisering van het bedrijf. Hierbij weet je jouw eigen plek te vinden in een kleine organisatie met grote complexe projecten en met veel externe partijen. Naast de Nederlandse taal beheers je, gezien de internationale omgeving, ook de Engelse taal goed. Wij zoeken iemand met toewijding.

Hoe ziet je takenpakket eruit?
• Accuraat afhandelen van telefoon- en e-mailverkeer.
• Agendabeheer.
• Debiteuren-, crediteuren opslaan en verwerken / facturenoverzichten maken.
• HR-taken: personeelsadministratie zoals het opmaken van arbeidsovereenkomsten, onboarden van nieuwe collega’s.
• Bijhouden / analyseren van het urenregistratiesysteem.
• Ondersteuning richting de directeur met betrekking tot HR, IT en overige bedrijfsvoeringzaken.
• Zo nu en dan notuleren bij intern en extern overleg.
• Gastvrij ontvangst van bezoek en/of opdrachtgevers.
• Inkoop kantoorartikelen en voorraadbeheer.
• Ondersteuning bij marketingactiviteiten, zoals het bijhouden van website en social media accounts.

Wie ben jij?
• Je hebt een sociaal karakter en bent van nature iemand die anderen graag ontlast.
• Je bent nauwkeurig, proactief en communicatief vaardig.
• Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring.
• Je hebt een HBO denk- en werkniveau.
• Je spreekt/schrijft goed Engels en Nederlands.
• Je kunt goed overweg met Microsoft Office (Outlook, Word en Excel).
• Je bent 16-24 uur per week beschikbaar.

Wat bieden wij?
De kans om je talent in te zetten en om ons verder te helpen om hele bijzondere projecten te realiseren binnen een ambitieuze team. De werksfeer is informeel, collegiaal en plezierig. Het team bestaat uit 11 enthousiaste collega’s (m/v). Binnen deze functie is veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid. Wij bieden een parttime baan (minstens 16-24 uur), die afhankelijk van de ambities en taken, flexibel is in te delen, met een goed salaris wat past bij jouw ervaring.

Geïnteresseerd?
Stuur je motivatiebrief en cv naar Allard Meine Jansen amj@allardarchitecture.com.